Jak má vypadat profesionální e-mailová adresa

Stručné shrnutí: Profesionální e-mailová adresa je na vlastní doméně, bez čísel, přezdívek a diakritiky, nejčastěji ve tvaru jmeno.prijmeni@firma.cz. Pro obecnou komunikaci se hodí adresy podle rolí, jako info@ nebo fakturace@. Hlavně ale držte jedno pravidlo pro celou firmu.

Představte si, že v e-shopu objevíte krásnou halenku a napíšete prodejci dotaz na velikost. Odpověď přijde z adresy janulka21@seznam.cz. Chce vám Jaňulka sdělit svůj věk, nebo kolik má doma koček? Vás přitom zajímá jediné, jestli vám pošle kvalitní zboží. A adresa vás v tom zrovna neuklidnila. Projdeme si, jak má vypadat e-mailová adresa, která působí profesionálně, jak pojmenovat adresy pro jednotlivé lidi i role a čemu se vyhnout.

Obsah

• Vlastní doména je základ
• Jak pojmenovat osobní adresy
• Adresy podle rolí
• Čemu se vyhnout
• Co když se jména ve firmě opakují
• Jméno odesílatele a podpis
• Jedno pravidlo pro celou firmu

Vlastní doména je základ

Adresa na bezplatné službě, jako je Gmail nebo Seznam, působí u firmy jako improvizace, ať je jméno před zavináčem sebelepší. Profesionální e-mailová adresa má za zavináčem vaši doménu, tedy stejný název jako váš web.

Proč na tom záleží a co všechno firemní e-mail přináší, včetně lepší doručitelnosti a ochrany proti podvodným zprávám, rozebírá článek Kdy Gmail přestane stačit a jak přejít na firemní e-mail. Tady se soustředíme na to, co přijde potom: jak má adresa vypadat.

Jak pojmenovat osobní adresy

Pokud nevíte, začněte tvarem jmeno.prijmeni. Lidé ho odhadnou, i když adresu neznají, snadno se vyslovuje do telefonu a vydrží, i když firma naroste na desítky lidí.

Jako freelancer si můžete dovolit i adresu jen s křestním jménem, třeba mirek@mirekgrafik.cz. Působí přátelsky a u jednočlenné firmy nehrozí, že se někdy potkají dva Mirkové.

Adresy podle rolí

Kromě osobních adres se vyplatí mít i adresy, které nejsou spojené s konkrétním člověkem, ale s rolí.

Výhoda je zásadní. Když se změní člověk, který má danou agendu na starosti, adresa zůstane. Zákazníci a dodavatelé nemusí nic měnit a nic se neztratí.

Adresy podle rolí přitom nemusí být samostatné schránky. Často stačí alias, tedy další adresa, jejíž zprávy chodí do schránky konkrétního člověka.

Máte Firemní e-mail od Webglobe? Jak si zřídit alias, popisuje návod v nápovědě. Pokud používáte Office Mail od IceWarp, postupujte podle návodu pro Office Mail.

Čemu se vyhnout

• Čísla bez významu. janulka21, petr1985. Působí to osobně a čtenáře to rozptyluje.
• Přezdívky a vtipná jména. Co je zábavné v soukromé poště, působí ve firemní komunikaci nevěrohodně.
• Diakritika. Řada formulářů a poštovních systémů si s háčky a čárkami v adrese neporadí. Z Jany Šťastné je proto jana.stastna.
• Podtržítka. V podtrženém odkazu nejsou vidět a lidé je při přepisování zaměňují za mezeru.
• Příliš dlouhé adresy. Adresu musí jít nadiktovat do telefonu. Pokud je dlouhá doména i jméno, zvažte kratší tvar.
• Jedna adresa pro víc lidí se sdíleným heslem. Nevíte, kdo co poslal, a když někdo odejde, musíte měnit heslo všem. Na sdílenou agendu použijte adresu podle role jako alias.

Co když se jména ve firmě opakují

Dřív nebo později přijde druhý Jan Novák. Než k tomu dojde, stanovte si pravidlo, jak to budete řešit.

Nejčastěji se u jednoho z nich použije zkrácený tvar, tedy jan.novak a j.novak, případně se k adrese připojí pobočka nebo oddělení, třeba jan.novak.brno. Čísla na konci, jako jan.novak2, fungují taky, jen z nich není poznat, kdo je kdo. Ať zvolíte cokoliv, rozdíl dotáhne jméno odesílatele a podpis s pozicí, díky kterým příjemce hned ví, se kterým Janem si píše.

Důležité je hlavně to, aby pravidlo platilo pro všechny stejně a aby ho znali lidé, kteří adresy zakládají.

Jméno odesílatele a podpis

Kromě samotné adresy příjemce ve schránce vidí i jméno odesílatele. Nastavte ho na celé jméno, případně doplněné o firmu, třeba „Jana Nováková, Firma s.r.o.“. Adresa podle role by měla mít jako odesílatele název firmy nebo oddělení, ne jméno člověka, který zrovna odpovídá.

Každý e-mail by měl končit podpisem se jménem, pozicí a kontaktem. Podpis si ve většině poštovních programů nastavíte jednou a pak se doplní sám. Jak napsat celý e-mail, který si lidé přečtou, rozebírá článek Jak napsat marketingový e-mail.

Uživatelé Firemního e-mailu od Webglobe si automatický podpis ve webmailu nastaví podle návodu v nápovědě. Pro Office Mail od IceWarp je tu samostatný návod.

Jedno pravidlo pro celou firmu

Nejhorší je, když si každý zakládá adresu podle sebe. Jeden má jana@, druhý p.novak@ a třetí novakova.petra@. Působí to neorganizovaně a zákazníci neodhadnou, jak komu napsat.

Sepište si proto jednoduché pravidlo: tvar osobních adres, seznam adres podle rolí a postup pro opakující se jména. Když pak někdo odejde, jeho adresu nerušte hned. Přesměrujte ji na kolegu, který agendu převzal, aby se neztratily zprávy od zákazníků.

Pokud máte schránky u Webglobe, přesměrování nastavíte podle návodu pro Firemní e-mail, v Office Mailu od IceWarp podle tohoto návodu.

Pokud e-mail na vlastní doméně teprve zakládáte, podívejte se na Firemní e-mail od Webglobe.

Co si z článku odnést

• Profesionální e-mailová adresa je na vlastní doméně, ne na bezplatné službě.
• Nejbezpečnější tvar je jmeno.prijmeni@firma.cz.
• Pro obecnou komunikaci používejte adresy podle rolí, jako info@ nebo fakturace@.
• Vyhněte se číslům, přezdívkám, diakritice a podtržítkům.
• Stanovte jedno pravidlo pro celou firmu a adresy odcházejících lidí přesměrujte.

Stojí za přečtení

• Kdy Gmail přestane stačit a jak přejít na firemní e-mail
• Jak založit firemní e-mail
• Jak napsat marketingový e-mail
• Bezpečné heslo
• Stránka s kontakty

Časté otázky

Jak má vypadat profesionální e-mailová adresa?

Má být na vlastní doméně firmy, nejčastěji ve tvaru jmeno.prijmeni@firma.cz. Nemá obsahovat čísla, přezdívky ani diakritiku.

Je lepší jmeno.prijmeni, nebo jen jmeno?

Pro firmy tvar jmeno.prijmeni, protože vydrží i při růstu a lidé ho snadno odhadnou. Jen křestní jméno se hodí freelancerům a velmi malým firmám, kde nehrozí, že se jména budou opakovat.

Můžu mít v e-mailové adrese diakritiku?

Raději ne. Řada formulářů a poštovních systémů si s háčky a čárkami v adrese neporadí. Z Jany Šťastné je proto jana.stastna.

K čemu jsou adresy jako info@ nebo fakturace@?

Jsou spojené s rolí, ne s člověkem. Když se změní ten, kdo agendu vyřizuje, adresa zůstane a zákazníci ani dodavatelé nemusí nic měnit.

Co dělat, když ve firmě pracují dva lidé se stejným jménem?

Stanovte si pravidlo předem, třeba že druhý dostane zkrácený tvar j.novak nebo adresu s pobočkou jan.novak.brno. A nastavte oběma jasné jméno odesílatele a podpis s pozicí, aby příjemci poznali, kdo je kdo.

Co s e-mailovou adresou, když zaměstnanec odejde?

Nerušte ji hned. Přesměrujte ji na kolegu, který převzal jeho agendu, aby se neztratily zprávy od zákazníků a dodavatelů.