Jak vytvořit zásady ochrany osobních údajů v souladu s GDPR
Jako společnost, která se podílí na zpracování těchto osobních údajů, musíte zveřejnit, jakým způsobem s nimi nakládáte. Právě proto je dodržování zásad ochrany osobních údajů tak důležité.
Co jsou osobní údaje?
Do této kategorie spadají veškeré údaje, které mohou identifikovat konkrétní osobu. Například:
- e-mailová adresa,
- jméno a příjmení,
- město, stát nebo země,
- korespondenční adresa,
- telefonní číslo.
Za osobní údaje mohou být považovány také anonymní údaje, pokud je lze ve spojení s dalšími informacemi použít k identifikaci konkrétní osoby.
Definice „osobních údajů“ podle GDPR je velmi široká. Osobní údaje mohou zahrnovat vše od IP adres až po soubory cookies, které vaše společnost může zpracovávat, aniž by vás zákazník přímo kontaktoval. Proto je důležité v zásadách ochrany osobních údajů uvést všechny typy dat, které využíváte, a být v jejich popisu maximálně transparentní.
Mnoho společností rozděluje tuto část zásad ochrany osobních údajů do podsekcí, například na:
- „Údaje, které nám poskytujete“
- „Údaje shromažďované naším webem“
Proč potřebuji nové zásady ochrany osobních údajů?
Vaše společnost již pravděpodobně vytvořila zásady ochrany osobních údajů kvůli dodržování některého z dalších zákonů, například:
- The California Online Privacy Protection Act (CalOPPA)
- Canada’s Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA)
- Australia’s Privacy Act
- United Kingdom’s Data Protection Act 1998 (DPA)
- EU Data Protection Directive
- Singapore’s Personal Data Protection Act 2012 (PDPA)
GDPR je však odlišné. Jeho požadavky jsou přísnější než u většiny výše uvedených zákonů. I když vaše současné zásady ochrany osobních údajů těmto předpisům vyhovují, podle GDPR pravděpodobně nebudou dostačující.
Jsou zásady ochrany osobních údajů povinné?
Podle GDPR jsou zásady ochrany osobních údajů, známé také jako prohlášení o ochraně soukromí, jedním z nejdůležitějších dokumentů společnosti. Jejich existence je povinná nejen podle GDPR, ale také podle mnoha dalších zákonů jednotlivých států.
Výhody zásad ochrany osobních údajů v souladu s GDPR:
- zákazníci vám budou více důvěřovat při poskytování osobních údajů,
- zákazníkům poskytujete přehled o tom, jaké osobní údaje vaše společnost zpracovává,
- ověřujete, že vaše postupy nakládání s osobními údaji odpovídají právním předpisům.
Je důležité si uvědomit, že zásady ochrany osobních údajů se vztahují na všechny osoby, jejichž údaje můžete zpracovávat, včetně návštěvníků vašeho webu.
Tipy pro vytvoření zásad ochrany osobních údajů
Důležité: Tento článek neposkytuje právní poradenství a slouží pouze pro informační účely. Před zveřejněním zásad ochrany osobních údajů doporučujeme konzultaci s právníkem.
Vaše zásady ochrany osobních údajů by měly obsahovat:
- stručné představení společnosti a vysvětlení zásad ochrany osobních údajů,
- datum účinnosti dokumentu,
- oficiální název společnosti a její obchodní adresu,
- kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO), pokud je ustanoven.
Poznámka
GDPR vyžaduje, aby byly zásady ochrany osobních údajů napsány srozumitelně a jednoduchým jazykem. Vyhněte se zbytečně složitému právnickému žargonu.
Kam umístit zásady ochrany osobních údajů?
Povinným místem pro odkaz na zásady ochrany osobních údajů jsou všechny formuláře, ve kterých shromažďujete osobní údaje návštěvníků, například jména nebo e-mailové adresy.
Postup přidání odkazu na stránku se zásadami ochrany osobních údajů:
- Najeďte kurzorem na odkaz „Zásady ochrany osobních údajů“ a klikněte na ikonu úpravy odkazu.
- V následující nabídce vyberte možnost otevření stránky.
- Klikněte na akci a v seznamu webových stránek vyberte stránku „Zásady ochrany osobních údajů“.
- Změny potvrďte kliknutím na tlačítko „Odeslat“.
Gratulujeme! Do formulářů jste úspěšně přidali zásady ochrany osobních údajů v souladu s GDPR.
Přidání odkazu do patičky webu
Stejným způsobem doporučujeme umístit odkaz na stránku se zásadami ochrany osobních údajů také do patičky webu, aby byl dostupný na všech stránkách.
Přidání zásad ochrany osobních údajů do cookie banneru
Cookie banner je dalším vhodným místem, kde návštěvníky informovat o zásadách ochrany osobních údajů.
Postup nastavení:
- Přejděte do nastavení webových stránek a otevřete sekci týkající se cookies a uživatelských údajů.
- Aktivujte banner se souhlasem s cookies.
- V horní části webové stránky upravte text cookie banneru. Můžete například přidat větu:
„Více informací naleznete v našich zásadách ochrany osobních údajů.“ - Najeďte kurzorem na odkaz zásad ochrany osobních údajů a upravte jeho nastavení.
- Kliknutím na tlačítko „Publikovat“ změny uložíte.
Vašim návštěvníkům se nyní bude zobrazovat cookie banner s odkazem na zásady ochrany osobních údajů.