Jak využít elektronický podpis při správě webu a podnikání online

Elektronický podpis přestal být luxusem pro velké firmy. Dnes už ho potřebuje každý, kdo podniká online, ať už je to e-shop, webová agentura nebo „jen“ freelancer. S elektronickým podpisem ušetří spoustu času i peněz, a navíc získá profesionální nástroj, který ocení partneři i klienti.

V čem je elektronický podpis tak výhodný, proč je tou nejbezpečnější volbou a jaký si vybrat podle toho, jak podnikáte právě vy? Ukážeme, kolik stojí a jak snadno jej získáte a začnete používat. Jistě vás zaujme i fakt, že integraci elektronického podpisu už nabízejí i některé platformy a fakturační programy.

Co nepřehlédnout:

• Elektronický podpis šetří čas i peníze. Ušetříte za tisk i poštovné. Dokumenty podepisujete a odesíláte ihned, z kanceláře a s okamžitým doručením.
• Elektronický podpis zvyšuje vaši atraktivitu a důvěryhodnost pro obchodní partnery i pro konečné zákazníky.
• Kvalifikovaný certifikát pokryje všechno. Za pár stovek ročně získáte digitální podpis na úrovni vlastnoručního, včetně platnosti v zahraničí. 
• Zapojíte ho přímo do webu nebo administrativních platforem a programů. Podpis si začleníte přímo do svých procesů, bez nárůstu vyžadovaných úkonů.
• Je bezpečnější než scan, a dokonce než ručně podepsaný „papír“. Naskenovaný podpis může kdokoliv zkopírovat a upravit, stejně tak vytisknutý a ručně podepsaný dokument. Ale padělat nebo později upravit elektronický podpis nelze, je chráněn šifrováním.

Jak chápat pojem elektronický podpis

Elektronický podpis funguje jako digitální občanský průkaz. Dokáže prokázat, že dokument skutečně podepisujete vy. Ale je v něm i něco navíc: zaručuje, že po podpisu už v dokumentu nikdo nemůže nic změnit, aniž by to systém zaznamenal.

Jeho použití je snadné a rychlé: otevřete dokument v PDF, kliknete na místo pro podpis, vyberete svůj certifikát a potvrdíte. Celé to zabere pár sekund. Dokument se podepíše, dostane časové razítko a je hotovo. Můžete ho poslat e-mailem, přes formulář na webu, či například přes svůj fakturační systém.

Proč je elektronický podpis bezpečnější než scan

Naskenovaný podpis může kdokoliv zkopírovat a vložit do úplně jiného dokumentu. Naskenovanou stránku s vlastnoručním podpisem lze kdykoliv upravit, aniž byste si toho všimli. Stačí trocha znalosti grafických programů. 

Elektronický podpis tohle všechno řeší. Jakmile podepíšete dokument elektronicky, vytvoří se z něj jakýsi otisk – unikátní řetězec znaků, který odpovídá přesně tomuto konkrétnímu dokumentu a času, v němž byl podepsán. Když někdo pak zkusí v dokumentu cokoliv změnit, otisk už nebude sedět a systém to okamžitě pozná.

Informace jsou šifrované a zabezpečené proti padělání. Kvalifikovaný podpis chráníte i fyzickým zařízením, na němž je uložen a které musíte mít při podepisování u sebe.

Jak vám pomůže elektronický podpis při správě webu a v online podnikání

Teď se dostáváme k tomu nejdůležitějšímu – jak vám elektronický podpis usnadní každodenní práci. Nejde jen o teorii, jde o situace, se kterými se setkáváte každý týden, možná každý den:

• smlouvy s klienty – místo tisku, podepisování rukou, skenování a čekání na poštovní doručení, s elektronickým podpisem pošlete smlouvu do minuty e-mailem. S platností jako při vlastnoručním podpisu. Klient ji obdrží téměř okamžitě a s prokazatelnou platností podpisu
• fakturace – větší firmy a zahraniční klienti často vyžadují elektronicky podepsané faktury, s tímto přístupem se stále častěji setkáváme i na českém trhu. Proč? Nikdo nemůže změnit částku, číslo účtu, datum, zkrátka nic
• okamžité dohody s dodavateli – smlouvy s dodavateli, logistikou nebo agenturami podepíšete odkudkoliv (kancelář, kavárna, dovolená), není potřeba čekat, než se vrátíte k tiskárně. Pro e-shopy je to nedocenitelná flexibilita
• webové formuláře a obchodní podmínky – integrace kvalifikovaného podpisu na web poskytne nezpochybnitelný důkaz o souhlasu zákazníka. Oceníte nejen u drahého zboží, ale také u předplatného
• komunikace s úřady – daňová přiznání přes EPO, sociální a zdravotní pojištění, pravidelné evidence nebo i dotace vyřešíte z kanceláře během minut. Odpustíte si osobní návštěvu nebo odesílání papírových dokumentů s úředně ověřeným podpisem
• práce na dálku a home office – pracovní smlouvy, dodatky a dohody se zaměstnanci pracujícími v remote režimu vyřídíte online a s odpovídající závazností podpisů, nepotřebujete osobní schůzky, ale ani vzájemnou výměnu papírových dokumentů poštou
• mezinárodní obchod – díky eIDAS platí kvalifikovaný podpis v celé EU, smlouvy se zahraničními partnery tedy uzavřete během chvilky bez kurýrů a poštovních služeb, bez čekání a nákladů navíc.

Proč jste s elektronickým podpisem atraktivnější pro klienty i obchodní partnery

Elektronický podpis ale není jen nástroj praktický. Je to také signál profesionality. Především totiž:

• působíte důvěryhodně – elektronický podpis signalizuje profesionalitu a důraz na bezpečnost, ukazuje, že investujete do technologií a umíte pracovat s digitálními nástroji
• šetříte čas všem – klienti podepíší smlouvu hned (i z mobilu), nemusí hledat tiskárnu nebo poštu, projekty můžete začínat okamžitě, bez čekání na podepsané dokumenty
• jste připravení na budoucnost – velké korporace už papírové smlouvy neakceptují, veřejné zakázky vyžadují elektronické podávání nabídek s kvalifikovaným podpisem, trh se (i pod vlivem kyberútoků) posouvá k zabezpečeným podpisům
• snižujete rizika – elektronické dokumenty se neztratí, máte je v e-mailu, na disku, v cloudu, některé budete mít speciálně archivované. Při případných sporech máte pro všechny strany nezpochybnitelný důkaz, i s časovým razítkem.

Důležité vědět: elektronický podpis lze integrovat do některých platforem, které možná už pravidelně používáte. Včetně fakturačních systémů.

Tři úrovně elektronického podpisu. Kterou vybrat?

Teď už víte, k čemu elektronický podpis slouží. Ale ne každý elektronický podpis je stejný. Zákon rozlišuje tři úrovně podle toho, jak moc jsou bezpečné a jakou mají právní váhu.

1. Prostý elektronický podpis – pro běžnou komunikaci

Prostý podpis je ta nejjednodušší forma. Může to být zaškrtnutí „souhlasím“ na webu, podpis prstem na tabletu nebo naskenovaný obrázek vašeho rukopisu. Nepotřebujete k němu žádný certifikát, ani speciální zařízení. Má ale omezenou právní váhu, proto se hodí jen pro neformální situace, například:

• běžná e-mailová komunikace s kolegy
• interní firemní dokumenty, které neopouští firmu
• neformální dohody s obchodními partnery
• souhlas s obchodními podmínkami na webu.

2. Zaručený elektronický podpis – střední cesta

Zaručený podpis už vyžaduje certifikát od akreditované certifikační autority. Dokáže jednoznačně identifikovat, kdo dokument podepsal, a detekuje jakékoliv změny v dokumentu po jeho podpisu. Pro většinu webových agentur, e-shopů a freelancerů je zaručený podpis dostatečný. 

Rozdíl oproti kvalifikovanému podpisu je v tom, že soukromý klíč se ukládá přímo v počítači, ne na samostatném zařízení. To znamená trochu nižší bezpečnost a taky nižší právní sílu, ale dostatečnou pro většinu podnikatelských aktivit:

• běžné smlouvy s dodavateli a zákazníky
• obchodní korespondenci, kde potřebujete vyšší důvěru
• faktury pro pravidelné klienty 
• vnitrofiremní směrnice a pokyny.

3. Kvalifikovaný elektronický podpis – nejvyšší úroveň

Kvalifikovaný podpis je to nejlepší, co můžete pořídit. Je právně rovnocenný úředně ověřenému vlastnoručnímu podpisu. Vyžaduje nejen kvalifikovaný certifikát, ale taky hardwarové zařízení (USB flash disk nebo čipovou kartu), kde se bezpečně ukládá jedna z jeho částí: soukromý klíč.

Díky evropskému nařízení eIDAS platí kvalifikovaný podpis v celé Evropské unii. To znamená, že když podepíšete smlouvu s klientem ve Francii nebo v Rumunsku, má váš podpis na dokumentu stejnou váhu, jako kdybyste jej vytiskli a podepsali vlastnoručně před notářem (přitom za zlomek ceny a času).

Kvalifikovaný podpis potřebujete pro:

• daňová přiznání podávaná přes portál EPO
• přehledy o příjmech a výdajích OSVČ
• přihlášky k povinnému pojištění
• komunikaci se státní správou a úřady obecně
• žádosti o dotace z EU
• smlouvy s vysokou hodnotou
• veřejné zakázky
• mezinárodní obchodní smlouvy
• dokumenty pro zahraniční partnery atd.

Náš tip: Vyšší verze elektronického podpisu je vždycky výhodnější – vystačí vám totiž při jakékoliv situaci. Ušetříte si hledání informací, jestli si v daném dokumentu vystačíte třeba jen se zaručeným podpisem. 

Kde si vyřídit elektronický podpis

V Česku vydávají podpisové certifikáty tři akreditované certifikační autority. Každá se zaměřuje trochu na jiný segment, ale všechny nabízejí plnohodnotné řešení.

První certifikační autorita (I.CA)

Nejstarší český poskytovatel na trhu už od roku 2001. Specializuje se na PKI bezpečnost a digitální archivaci. Hodí se pro ty, kdo kladou důraz na dlouhodobou archivaci dokumentů a pokročilé bezpečnostní funkce.

eIdentity (ACAeID)

eIdentity se zaměřuje hlavně na zdravotnictví a veřejnou správu, ale jejich certifikáty mohou používat i soukromé firmy. Nabízí řešení, která oceníte, když potřebujete něco specifického.

PostSignum (Česká pošta)

PostSignum je největší poskytovatel v Česku. Měsíčně vystaví přes 10 000 certifikátů a 14 milionů časových razítek. Díky síti CzechPointů (přes 7000 míst po celé republice) je nejdostupnější variantou – pobočku najdete prakticky všude. Pro většinu podnikatelů je PostSignum (právě díky dostupnosti) ta nejjednodušší volba.

Jak získat elektronický podpis? Máte dvě cesty

Elektronický podpis si zvládnete vyřídit sami, ale bude to stát čas a vaši angažovanost, abyste se s ním sami naučili pracovat. Nechcete-li svůj čas zbytečně obětovat, nebo potřebujete rovnou nechat zaškolit své zaměstnance, partnery, nechte si podpis vyřídit dodavatelsky.

Standardní postup vyřízení

Běžně to funguje tak, že si vyberete certifikační autoritu, vyplníte online žádost, prokážete svou totožnost (buď osobně na pobočce, nebo pomocí eObčanky či mobilního zařízení s biometrikou) a pak si podle návodu nainstalujete certifikát do počítače.

Celý proces zabere několik pracovních dní. Certifikát dostanete na USB tokenu nebo čipové kartě spolu s návodem k instalaci. Token je vlastně takové malé USB, které zapojíte do počítače, když potřebujete něco podepsat. 

Zjednodušený postup – nechte to na odbornících

Na vyřízení a implementaci elektronického podpisu do firem se zaměřuje ElektronickýPodpis.cz. Konkrétně jde o certifikát PostSignum. Objednáte, dohodnete termín a k vám přijede specialista. Ten se postará o celou administrativu, vyřídí certifikát, dodají USB token, profesionálně ho nastaví a zaškolí vás v používání. Touto cestou si ušetříte minimálně čtyři hodiny ručního nastavování a objevování, co jak má být.

Certifikát totiž můžete mít již do hodiny od objednání. Zároveň máte jistotu, že je vše nastavené správně a že vám fungují všechny potřebné funkce. Když později případně něco nebudete vědět, můžete se ozvat a vše vám vysvětlí.

Na co si dávat pozor při používání elektronického podpisu

Elektronický podpis je bezpečným nástrojem jen tehdy, když ho používáte správně. Naštěstí tu ale moc zásad správného používání není, shrnout se dají do několika (vcelku logických) pokynů:

• nesdílejte přístupové údaje – token ani PIN nikdy nepůjčujte. Když někdo podepíše vaším podpisem, jste za to právně zodpovědní vy
• hlídejte si platnost certifikátu – platnost je 1-3 roky, nastavte si připomínku alespoň měsíc předem, protože po vypršení nebudete moci podepisovat nové dokumenty
• pečlivě čtěte, co podepisujete – elektronický podpis má stejnou váhu jako vlastnoruční, rychlost jeho použití vás nesmí svádět k unáhleným rozhodnutím
• používejte důvěryhodný software – pouze ověřené programy, typicky Adobe Acrobat Reader, PDF-XChange Editor nebo nástroje od certifikační autority. Pravidelně je aktualizujte
• chraňte token – odpojujte ho, když ho nepoužíváte, při ztrátě okamžitě kontaktujte certifikační autoritu a nechte certifikát zrušit
• pozor na phishing – pamatujte si, že certifikační autorita nikdy nežádá PIN ani přístupové údaje. Přijde-li výzva k zadání těchto údajů, považujte to za phishing a vše prověřte
• zálohujte důležité dokumenty – ukládejte na více míst (disk, cloud, záložní disk), zvlášť u důležitých smluv zálohujte hned po podpisu. Pamatujte, že legislativa vyžaduje specifickou archivaci některých dokumentů (zvládnete právě s PDF-XChange Editorem).

Proč už na nic nečekat

Možná si říkáte: „Zatím to zvládám i bez elektronického podpisu, proč bych ho měl řešit právě teď?“ Jenže svět se rychle mění a trend je jasný – bez elektronického podpisu se brzy neobejdete. V poslední době možná i vy sledujete, že:

• digitalizace státní správy akceleruje – každý rok přibývá úředních úkonů vyžadujících el. podpis (EPO portál, veřejné zakázky), datová schránka už nestačí, trend pokračuje
• velké firmy ruší papír – korporace a státní instituce zavádějí čistě elektronické systémy, bez el. podpisu s nimi prostě neobchodujete
• konkurence vás předbíhá – rychlé uzavření smlouvy je dnes standard, bez el. podpisu působíte zastarale (jako před lety bez webu nebo e-mailu)
• mezinárodní obchod se bez něj neobejde – kvalifikovaný podpis platí v celé EU, datová schránka v zahraničí nefunguje, můžete spolupracovat se zahraničními klienty stejně snadno jako s českými
• roste tlak na ekologii a společenskou odpovědnost – bezpapírový provoz oceňují mladší klienti i korporace s politikou udržitelnosti, může být kritériem při výběru dodavatele

Máme už mnohonásobně ověřeno, že náklady vložené do certifikátu se rychle vrátí. Jeho cena se pohybuje ve stovkách nebo nižších jednotkách tisíc korun za rok. Ale úspory (včetně nacenění ušetřeného času) jdou do desítek až stovek tisíc ročně.